Syndic de copropriété

Le syndic est l’organe d’administration de la copropriété qui intervient en appui dans une logique collaborative avec le Conseil Syndical (CS). Il est mandaté par le Conseil Syndical.

Il exécute les décisions prises en Assemblée Générale (AG) au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires.

Il a également pour mission d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété (RC), et de tenir la comptabilité du syndicat (recouvrement des charges).

Le syndic de copropriété conseille, assiste, et informe le syndicat des copropriétaires.

Contrat de syndic

C’est un contrat instauré par la loi ALUR du 24 mars 2014, qui définit :

  • La durée de sa mission
  • Les prestations de gestion courante
  • Les prestations hors gestion courante
  • Sa rémunération

Depuis le 1er juillet 2015, tout contrat de syndic conclu ou renouvelé doit être conforme à un modèle type.

Rémunération du syndic

La rémunération du syndic est déterminée de manière forfaitaire pour les prestations relevant de la gestion courante (convocation de l’Assemblée Générale, tenue des documents comptables, envois des décomptes de charges, …). Ces prestations sont listées non limitativement (décret du 26 mars 2015).

Le syndic peut prétendre à des honoraires supplémentaires :

  • S’il accomplit des prestations particulières dont la liste est définie limitativement par décret.
  • Si la copropriété réalise des travaux.

La rémunération doit alors être exprimée en pourcentage du montant hors taxe de ces travaux, avec un taux dégressif selon leur importance.

Son montant est décidé par les copropriétaires lors de l’Assemblée Générale au cours de laquelle les travaux sont décidés.

Par ailleurs, les honoraires et frais perçus par le syndic au titre des frais de recouvrement et de l’état daté ne peuvent dépasser un plafond fixé par décret (à paraître).

Ses missions

Le syndic, mandaté par le Conseil Syndical, assure la gestion administrative, technique, financière et comptable de la copropriété.

Il représente le syndicat des copropriétaires auprès de toutes les instances (copropriétés voisines, mairie, autorisations administratives pour travaux, entreprises, justice en cas de litige, …).

Gestion administrative

  • Il exécute les décisions prises par l’Assemblée Générale et s’assure du respect du règlement de copropriété.
  • Il conserve l’ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires.
  • Il convoque au moins une fois par an les copropriétaires à une assemblée générale.
  • Il soumet au vote des copropriétaires lors de l’Assemblée Générale certains points :
  1. Toute convention passée entre le syndicat et le syndic, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l’autorisation de la convention (idem pour une convention passée avec une entreprise ou une personne liée directement ou indirectement au syndic).
  2. La décision de confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée.
  3. La décision de souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre, à la majorité simple (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). En cas de refus de l’Assemblée Générale, l’assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du Conseil Syndical.
  4. La décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d’équipements communs.
  • Il assure l’information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’Assemblée Générale.
  • Il représente le syndicat des copropriétaires en justice.
  • Il peut communiquer avec les copropriétaires par voie électronique sous réserve d’avoir obtenu leur accord écrit.
  • Il inscrit la copropriété au registre d’immatriculation et réalise une fiche technique.

Gestion technique

  • Il administre l’immeuble, pourvoit à sa conservation, sa garde et son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents nécessaires, à veiller à l’approvisionnement en combustible, eau, gaz, électricité, …
  • Il conclut au nom du syndicat divers contrats :
  1. Police d’assurance
  2. Recrutement du personnel de la copropriété
  3. Contrats de fourniture de combustible

Il établit, tient à jour et met à disposition des copropriétaires le carnet d’entretien de l’immeuble.

Avant la tenue de l’Assemblée Générale, il met à disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collective (en attente de la publication d’un arrêté).

Depuis le 1er juillet 2015, le syndic professionnel devra proposer aux copropriétaires et au Conseil Syndical un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble, sauf décision contraire de l’Assemblée Générale prise à la majorité absolue (article 25 de la loi du 10 juillet 1965 : majorité des voix de tous les copropriétaires)

Gestion financière et comptable

  • Il établit le budget prévisionnel en concertation avec le Conseil Syndical.
  • Il établit les comptes du syndicat et les annexes.
  • Il tient la comptabilité du syndicat en faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat. A ce titre, il assure le recouvrement des charges.
  • Il ouvre un compte séparé pour les fonds de la copropriété, et un second lorsqu’un fonds de travaux a été constitué.

Comptabilité du syndicat

Tenue de la comptabilité par le syndic

Le syndic est chargé d’établir un budget prévisionnel du syndicat en concertation avec le Conseil Syndical et de le soumettre au vote de l’Assemblée Générale (avant le début de l’exercice qu’il concerne).

Le budget est limité aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble.

Les documents comptables (état financier du syndicat, compte de gestion général et projet de budget) doivent être présentés avec les comparatifs des documents correspondants à l’exercice précédent (selon un modèle réglementé).

Une comptabilité séparée doit faire apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

L’approbation des comptes et le quitus

Le syndic doit rendre compte de sa gestion financière et de l’exécution de sa mission au syndicat des copropriétaires, chaque année au cours de l’Assemblée Générale.

Il tient les pièces justificatives des charges de copropriété à la disposition de tous les copropriétaires, selon les modalités précisées par décret en Conseil d’État (décret à paraître).

Les copropriétaires se prononcent sur l’approbation des comptes de l’exercice à la majorité simple (article 24 de la loi du 10 juillet 1965 : majorité des copropriétaires présents ou représentés).

L’Assemblée Générale a la possibilité d’approuver les comptes en émettant une réserve inscrite au procès-verbal.

L’approbation des comptes permet au syndic d’exiger de chaque copropriétaires le solde des charges de l’exercice écoulé.

Donner quitus :

Après avoir exposé ses comptes, le syndic demande à l’Assemblée Générale le quitus pour l’exercice écoulé. Il implique l’approbation des comptes (qui doit faire l’objet d’un vote distinct du quitus), et la ratification des actes passés du syndic.

Le quitus décharge le syndic de sa responsabilité vis-à-vis des copropriétaires et vis-à-vis des tiers.

L’assemblée est bien évidemment libre de refuser le quitus et l’approbation des comptes,

  • Par exemple : Si le syndic n’a pas fourni les pièces justificatives qui lui ont été demandées.

Dans ce cas, le syndic modifie ses comptes dans le sens souhaité par les copropriétaires et leur fait approuver les comptes rectifiés.

Que faire si aucun syndic n’est nommé au cours de l’assemblée générale annuelle ?

Dans ce cas, le syndic sera désigné par le président du Tribunal de Grande Instance (TGI) saisi à la demande

  • D’un ou plusieurs copropriétaires.
  • Du maire de la commune ou le président de l’EPCI où se situe la copropriété.

Que faire si l’assemblée générale annuelle n’a pas été convoquée ?

Lorsque la copropriété est dépourvue de syndic, une Assemblée Générale peut être convoquée par tout copropriétaire pour désigner un syndic.

Si aucun copropriétaire ne convoque d’Assemblée Générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du TGI saisi par l’intermédiaire d’un avocat) organisera une Assemblée Générale pour désigner un syndic.